電子帳簿保存法【改正】はどんな内容？電子取引の電磁的記録保存義務化が延期になっても準備は令和４年中に！
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０．電子帳簿保存法とは
原則、紙での保存が義務付けられている帳簿書類について、一定の要件をみたした上で電磁的記録、電子データによる保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めたものです。
大きく３種類に区分されます。
１．電子帳簿等保存・・・電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存
２．スキャナ保存・・・紙で受領・作成した書類を画像データで保存
３．電子取引・・・電子的に授受した取引情報をデータで保存
１つずつ改正点を説明していきます。
１．電子帳簿等保存について
自社で作成した国税関係帳簿書類、例えば仕訳帳、総勘定元帳、貸借対照表などをデータで保存する場合の規定です。
税務署による事前承認の廃止
事前に所轄税務署の承認が必要でしたが、事前承認は不要となりました。
帳簿のデータ保存要件の緩和
検索機能については、取引年月日、勘定科目、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できることとされていましたが、改正により、取引年月日、取引金額、取引先のみで良くなりました。
検索機能
日付又は金額の範囲指定や二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件により検索ができることとなっておりますが、税務調査において調査官等から帳簿書類データのダウンロードの求めがある場合に、応じることができるようになれば、こちらの検索機能は確保しなくれも良くなっております。
システム関係書類等を備え付け
保存場所にパソコンなど、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作説明書を備え付け、画面及び書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておかなければいけません。
２．スキャナ保存の改正概要
取引相手から紙で受け取った請求書や領収書等及び自己が作成したこれらの写し等の国税関係書類（決算関係書類を除く）をスキャンしてデータ保存する場合の規定です。
税務署による事前承認の廃止
スキャナ保存する場合には、事前に所轄税務署長の承認が必要でしたが、事前承認は不要となりました。
タイムスタンプ
3日以内に付与することとされていましたが、約２ヶ月以内に付与されれば良いことになり、また、データの訂正又は削除の事実及び内容を確認できるシステム（訂正又は削除できないシステムを含む）にデータ保存した場合は、タイムスタンプの付与も不要となりました。
検索機能
取引年月日、取引金額、取引先のみでよくなり、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていればよくなりました。
紙原本の廃棄
令和4年1月1日以後に保存を行う国税関係書類については、スキャナで読み取り、折れ曲がりがないか等の同等確認を行った後であれば、紙原本は即時に廃棄してよいこととされました。ただし、備え付けられているプリンタの最大出力より大きい書類を読み取った場合などについては、紙原本を保存しておく必要がありますのでご注意下さい。
３．電子取引の改正概要
すべての企業に該当し義務化となる事項なので、とても重要なポイントです。ただし、この規定は令和5年12月31日まで延期となり、この期間までは従来どおり紙で保存ができるようになりました。
電子取引とは？
取引相手と契約書や領収書、見積書等の取引情報をデータでやりとりする場合を言います。例えば、インターネット等による取引、電子メールに請求書等のＰＤＦを添付して授受する取引などが該当します。
書面保存の廃止
申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、その電磁的記録の出力書面等の保存をもってその電磁的記録の保存に代えることができる措置は廃止されます。
＊ここで言う取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項のことです。
電子取引とそのデータ保存方法の例
１．電子メールに請求書等が添付された場合
（１）請求書等が添付された電子メールそのもの（電子メール本文に取引情報が記載されたものを含みます。）をサーバ等、自社システムに保存しておかなければなりません。
（２）添付された請求書等をサーバ等に保存しなければなりません。
２．発行者のウェブサイトで領収書等をダウンロードする場合
（１）ＰＤＦ等をダウンロードできる場合
ウェブサイトに領収書等を保存するか、ウェブサイトから領収書等をダウンロードしてサーバ等に保存して頂くことになります。
（２）HTMLデータで表示される場合
①ウェブサイト上に領収書を保存する。
②ウェブサイト上に表示される領収書をスクリーンショットし、サーバ等に保存する。
③ウェブサイト上に表示されたＨＴＭＬデータを領収書の形式に変換（ＰＤＦ等）し、サーバ等に保存する。
３．第三者等が管理するクラウドサービスを利用し領収書等を授受する場合
①クラウドサービスに領収書等を保存する。
②クラウドサービスから領収書等をダウンロードして、サーバに保存する。
４．従業員がスマートフォン等のアプリを利用して経費を立て替えた場合
従業員のスマートフォン等に表示される領収書データを電子メールにより送信させて、自社システムに保存する。または、スクリーンショットによる領収書の画像データでも構いません。
５．次の場合も電子取引に該当します
クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払いデータ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
ペーパーレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用している場合も該当します。
請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領
検索機能
税務職員による質問検査権に基づく帳簿書類データのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、取引年月日、取引金額、取引先のみで検索できるようになっていれば良いことになりました。
例えば、システム対応が困難な場合は、
①電子データのファイル名に取引年月日等を直接入力ようなやり方も考えられます。
2022年10月31日に㈱みらい創研から受領した55,000円の請求書
「20221031_㈱みらい創研_55,000」
②また、エクセルなどを使用して
受領した領収書等データのファイル名に連番を付して、内容については下記のような検索簿で管理することも考えられます。訂正削除不可等のシステムを使用するのも良いと思います。
罰則
電子取引の取引情報に係る電磁的記録に関して、隠ぺいし、又は仮装された事実があった場合には、その事実に関し生じた申告漏れなどに課される重加算税が１０％加重されます。
例えば、売上除外や経費の水増しが行われた場合や、データ内容が事実実態を表していない場合、架空取引等の場合が加重せれます。
まとめ
電子帳簿保存法について解説をいたしました。電子取引のデータ保存の義務化は令和５年年末まで延期になりましたが、インボイス制度のスタートと時期が近いため準備は令和４年中に進めておきましょう。
当社では、丁寧にヒアリングを行った上で理想の経理フローの構築と最適なツールの導入をサポートいたします。
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参照元リンク
国税庁 電子帳簿保存法関係
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
国税庁 電子帳簿保存法の概要
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/02.htm
